DocuWorksのデータバックアップは必須！万が一に備えて大切な文書を守りましょう

いつもお世話になっている静岡県浜松市の会社様から連絡があり、DocuWorksについての相談がありました。

仕事でDocuWorksを利用している会社は非常に多く、見積書・請求書・契約書・図面・FAXなどを電子文書として管理しているケースも珍しくありません。

しかし、お客様先で意外と多いのが、「パソコンが壊れてDocuWorksのデータが全部なくなってしまった・・・」という相談です。

DocuWorksはソフトを再インストールしてもデータは戻りません

DocuWorks本体は再インストールできますが、保存していた文書データは別です。

これらはパソコンのストレージ内に保存されているため、ハードディスクやSSDが故障すると取り出せなくなる可能性があります。

特に長年蓄積したデータほど、失ってからその重要性に気付くことが少なくありません。

Windowsの故障やランサムウェアもリスク

データ消失の原因はパソコン故障だけではありません。

例えば、

など、さまざまな原因で大切な文書を失う可能性があります。

「今まで一度も壊れたことがないから大丈夫」という考えは危険です。

おすすめは「3つ以上」にバックアップ

バックアップは最低でも2重、できれば3重にしておくと安心です。

このように複数へ保存しておけば、万が一どれか一つが故障しても復元できる可能性が高まります。

バックアップは自動化がおすすめ

「定期的にコピーしよう」と思っていても、忙しいと忘れてしまうものです。

そのため、自動バックアップソフトを利用して毎日あるいは毎週バックアップを取る方法がおすすめです。

一度設定してしまえば、人が操作しなくても自動でコピーされるため、バックアップ漏れを防げます。

DocuWorksデータの保存場所も確認しておきましょう

会社によってはDocuWorks文書をさまざまな場所へ保存しています。

バックアップを設定する際には、DocuWorksで利用しているフォルダーすべてが対象になっているか確認することが重要です。

「デスクトップだけバックアップしていて、肝心のDocuWorksフォルダーが対象外だった」というケースも実際にあります。

まとめ

DocuWorksは業務の中心となる文書管理ソフトであり、長年蓄積されたデータは会社にとって大切な資産です。

という状態であれば、一度見直してみることをおすすめします。

「バックアップは何も起きなかった時には価値が分からない。」

しかし、パソコンが故障した時には、そのありがたさを痛感します。

大切なDocuWorksのデータを守るためにも、ぜひ定期的なバックアップ環境を整えておきましょう。

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